Management à distance : comment manager une équipe en télétravail ?

Avant la crise sanitaire, 1 décisionnaire RH sur 3 déclarait qu’aucun collaborateur n’avait fréquemment recours au télétravail ; ils sont presque deux fois moins nombreux aujourd’hui (18%), d’après notre étude Michael Page/IFOP « Comment la crise sanitaire transforme l'organisation du travail »*. Selon cette même étude, une organisation hybride du travail, où les salariés alterneront “présentiel” et “distanciel”, semble être amenée à se pérenniser. C’est pourquoi les managers doivent aujourd’hui repenser leurs méthodes de management. Voici 4 clés pour bien manager à distance.

1. Faites confiance à vos collaborateurs en télétravail

Management à distance : communication entre les collaborateurs et les managers

Plus de la moitié des décisionnaires RH (52%) cite « une bonne communication entre les collaborateurs et les managers » comme condition sine qua non d’un recours au télétravail réussi. Et pour cause, d’une communication claire et transparente dépend la confiance, clé pour que votre équipe puisse travailler sereinement. En télétravail, la tentation est en effet grande de vouloir renforcer le contrôle : réunions matin et soir, mails ou appels intempestifs, logiciels de surveillance (analyse du temps d’écran, pointage à distance, contrôle des mouvements de la souris, etc.), … Autant de sollicitations et de comportements qui ne feront que dégrader le lien de confiance et, in fine, créer des tensions qui rendront vos collaborateurs moins performants et motivés.

Contrôler l’exécution des tâches à distance

Le télétravail n’est qu’une modalité d’organisation de travail parmi d’autres et ne modifie donc en rien le pouvoir d’encadrer et de contrôler l’exécution des tâches confiées aux collaborateurs. C’est pourquoi, vous pouvez tout simplement mettre en place un contrôle de la réalisation des objectifs, clairement définis au préalable, et qui soient à la fois atteignables et mesurables sur une période donnée, ou demander un compte rendu régulier des avancées des projets. En somme, rien de très différent par rapport à un management en présentiel. Si vous n’arrivez pas à dépasser ces blocages psychologiques, n’hésitez pas à demander une formation au management à distance à votre employeur.

>> Lire aussi : La communication comme clé pour manager.

2. Déconnexion, RPS, vie privée, … : fixez de nouvelles « règles »

Les missions classiques d’un manager sont de définir les modes de fonctionnement (récurrence et nature des points, attentes en matière de communication et de réactivité, …), d’être transparent et communicant, d’anticiper les besoins des membres d’équipe, de transmettre son énergie pour motiver et garantir les performances, de déléguer ce qui peut l’être, de garantir les bonnes pratiques internes à l’entreprise, … Toutes ces missions doivent rester les mêmes lorsque votre équipe travaille à distance, à la différence près que s’ajoute désormais la nécessité de fixer des règles encadrant au télétravail – item cité par 46% des décisionnaires RH comme condition pour un télétravail réussi – telles que :

Le droit à la déconnexion : cette problématique n’est pas nouvelle, mais la généralisation du télétravail l’a accentuée. Preuve en est, pendant la crise, 80% des décisionnaires RH ont fait état de difficultés pour leurs collaborateurs à concilier vie personnelle et vie professionnelle. Et pour cause, en travaillant depuis son domicile, il est parfois plus difficile de s’octroyer, de la même façon qu’au bureau, des horaires fixes et des pauses. C’est pourquoi, le Guide du télétravail publié par le gouvernement rappelle que l'employeur doit définir précisément les « plages horaires pendant lesquelles le salarié est disponible » tout en restant bien entendu flexible sur les temps de pauses ;
Le respect de la vie privée : pour plus de convivialité et une meilleure interaction avec l’équipe, vous éprouvez le besoin de demander aux salariés d’activer leur caméra lors des réunions à distance ? Attention : la CNIL recommande de ne pas imposer l’activation de la caméra car celle-ci peut porter atteinte à la vie privée. De même, vous ne pouvez utiliser d’outils de surveillance permanente ou excessive (vidéo, partage permanent d’écran, keyloggers, etc.), sauf cas dûment justifiés et en ayant informé le salarié au préalable ;
La prévention des risques psycho-sociaux (RPS) : durant la crise sanitaire, 80% des décisionnaires RH ont observé des modifications dans le comportement de leurs collaborateurs (agressivité, lassitude, démotivation) et 66% ont fait part de problèmes de santé au sein de leurs équipes (maux de tête, dépression, troubles musculo-squelettiques) pouvant engendrer des cas de burn-out. Et parce qu’à distance, il est plus difficile de se rendre compte d’un salarié en difficulté psychologique, il vous faudra redoubler de vigilance face à ces signes et inciter vos salariés à s’exprimer librement sur leur état de bien-être.

3. Veillez à la qualité des environnements et des outils de travail à distance

Qualité des équipements

Après les aspects relationnels, c’est naturellement que 42% et 38% des décisionnaires RH citent « la qualité des environnement de travail à distance » et « la qualité et la sécurité des équipements et outils informatiques à disposition des collaborateurs » comme éléments nécessaires à la réussite du télétravail. Et pour cause, comment demander à un collaborateur d’être performant s’il ne dispose pas d’une bonne installation, des outils informatiques adéquats, ou s’il souffre de nuisances sonores dans son environnement personnel ? Il vous incombe donc de faire le point avec chacun des membres de votre équipe, et de trouver, le cas échéant, des solutions ad hoc.

Sécurité des équipements

Outre l’environnement de travail à distance de vos collaborateurs, vous devez également vous enquérir de la qualité et de la sécurité des équipements et outils mis à sa disposition. Lors de la crise sanitaire, 79% des décisionnaires RH ont ainsi fait état de dysfonctionnements informatiques vécus par leurs collaborateurs. D’autre part, en cas d’utilisation par vos collaborateurs d’équipements informatiques personnels (téléphone portable, ordinateur…), les règles RGPD imposent que le niveau de sécurité et de confidentialité des données personnelles traitées soit le même, quel que soit l’équipement utilisé.

4. Préservez des temps de travail collectif

Conséquence directe de la distanciation sociale imposée par la crise sanitaire, les relations entre collègues se sont distendues, voire crispées : 77% des décisionnaires RH ont fait part de difficultés pour communiquer entre collègues durant la crise. Et pour cause, les incompréhensions sont fréquentes lorsque les communications se font toujours à distance. D’autre part, respectivement 48% et 44% des décisionnaires RH constatent que la crise sanitaire a été un frein au renforcement de la culture d’entreprise et au maintien du lien social. C’est pourquoi il est impératif, en tant que manager, de (re)créer le collectif via des actions telles que :

Choisir un jour par semaine ou toute votre équipe est présente au bureau (le jour habituel des réunions collectives par exemple)
Maintenir les temps d’échanges collectifs, même à distance
Organiser des moments de convivialité informels à distance (cafés virtuels par exemple) ou en présentiel (team building, déjeuners, etc.)

Le renforcement de la cohésion d’équipe est non seulement un vecteur de performance à terme, mais aussi, une composante importante d’une stratégie de rétention des talents.

* Enquête menée en partenariat avec l’IFOP auprès d’un échantillon de 501 décisionnaires RH français dans une entreprise de plus de 50 salariés du 15 au 25 mars 2021.

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Michael Page