Comment bien attaquer la rentrée : 5 trucs qui marchent pour gagner du temps

A l’instar de janvier, septembre est le mois des bonnes résolutions. Après avoir passé du temps en famille ou entre amis, on a naturellement envie de rééquilibrer ses temps pro et perso. On aimerait continuer à courir ou jouer au tennis parce que les vacances nous ont fait prendre conscience que « ça fait un bien fou d’être dehors et de se dépenser ». Du coup, c’est décidé, à la rentrée, on se discipline et on arrête de s’aliéner au boulot : 5 trucs pour travailler mieux et gagner du temps pour soi !

1. Savoir dire non, ça aide

8h45, vous regardez votre agenda de la journée et constatez que les réunions s’enchaînent jusqu’à 19h00… Compliqué dans ces conditions de gérer votre « business as usual »… Regardez dans le détail, et demandez-vous dans combien de ces réunions votre présence est vraiment indispensable. Quelles sont celles que vous auriez pu décliner/dans lesquelles vous auriez pu vous faire représenter ou un membre de votre équipe est déjà présent/dont la lecture du compte-rendu vous apporterait un niveau d’information suffisant ? De même, pourquoi accepter ce dossier – qui peut-être ne vous concerne pas ou n’est pas prioritaire – alors même que vous êtes déjà débordé ? Dire non, ce n’est pas un aveu de faiblesse ou un signe de désintérêt mais plutôt une preuve de maturité professionnelle.

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2. Faire une « to-do list » efficace pour se libérer l’esprit

Les listes de tâches à rallonge, on connait tous. Important donc de toujours passer un premier peigne. La méthode qui a fait ses preuves, c’est de faire immédiatement tout ce qui prend moins de 2 minutes et qui demanderait plus de temps à planifier qu’à réaliser. Objectif : passer à autre chose et n’avoir sur sa to-do que les points qui nécessitent un réel investissement. Autre point : évaluer ce qui peut ou doit être délégué. Ensuite, pour ce qui demande plus de temps et doit être structuré : évaluer le temps dont on aura besoin et planifier la tâche. Un truc qui marche : bloquer des plages horaires dans son agenda (partagé avec son équipe), dédiées à ce que l’on doit faire, et ainsi éviter qu’on vous cale des réunions sur ces créneaux.

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3. Déléguer efficacement plutôt que de tout gérer

Déléguer ne signifie pas transférer un mail en espérant que le travail soit fait à votre place. Cela demande souvent un peu de temps (contextualisation, enjeux, attentes, deadlines) au départ mais permet d’en gagner beaucoup à terme. C’est ce qu’on appelle la courbe en « J ». Tout d’abord, on doit donner du sens en expliquant pourquoi cela est important pour nous et/ou l’entreprise tout en donnant les éléments de contexte et une « deadline » claire, ensuite on explique et on remercie. Voyez cela comme un investissement. Pour vous assurer que la qualité des tâches déléguées est à la hauteur de vos attentes, n’hésitez pas à donner du « feedback » ou à prévoir des instants de coaching pour que le collaborateur s’améliore si la tâche n’a pas été bien réalisée.

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4. Rationnaliser les réunions et rechercher l’efficience

Et si avant de lancer une invitation pour une réunion, on se demandait si celle-ci était vraiment indispensable ? Pour rappel, le but d’une réunion peut être de prendre une décision nécessitant l’avis de plusieurs personnes, de « brainstormer », de faire une annonce difficile ou au contraire de redonner de l’énergie. Pour tous les autres cas, un mail ou un post (Yammer, Teams, Slack…) peut suffire. Personnellement, je m’efforce de limiter le plus possible le nombre de personnes en réunion et d’envoyer en amont l’ordre du jour, mais aussi de commencer et finir à l’heure notamment en évitant toutes digressions. Exit les portables et laptops car, par expérience, le « multitasking » ne fonctionne pas et fait perdre du temps à ceux qui pensent en gagner.

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5. Ne pas se laisser déborder par ses emails

Il semblerait que notre capacité d’attention ne cesse de diminuer. Sollicités en permanence, on a du mal à  rester concentrés plus de 3 minutes. J’ai décidé il y a plusieurs mois de couper toutes les alertes même celles de mes emails professionnels et de dédier 3 plages quotidiennes à leur traitement. Afin d’éviter de passer au travers d’une urgence, mon équipe peut m’envoyer un SMS si la situation doit être déminée dans l’heure. On ne subit plus le rythme des mails mais on les traite quand on l’a décidé en y consacrant 100% de notre attention. Ma méthode, c’est pour chaque mail me demander si je dois effectuer une action. Si non, je lis et j’archive. Si oui, je me demande de combien de temps j’ai besoin. Si je n’ai pas le temps, j’ajoute l’action à ma « to-do ». Si j’ai le temps, je traite et j’archive. Au moment où j’écris, seulement 8 emails sont dans mon inbox grâce à cette discipline.

Finalement, rien de tout cela n’est vraiment révolutionnaire mais souvent le bon sens permet de gagner beaucoup de temps. D’ailleurs, connaissez-vous la métaphore des pierres, des cailloux et du sable ? Si vous mettez d’abord, le sable puis les cailloux puis les pierres dans un vase cela ne rentrera pas alors que si vous commencez par les pierres… A méditer et partager. Bonne rentrée à tous.

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Cet article a initialement été publié sur hr-voice.com.

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