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Estimer que la signature du contrat de travail marque la fin du processus de recrutement est une erreur. En tant que cabinet de recrutements, nous rencontrons d’ailleurs de plus en plus de candidats qui, après seulement quelques mois au sein d’une entreprise, se relancent dans une recherche d’emploi. En tête des raisons citées pour expliquer cette envie rapide de mobilité ? Le sentiment de ne pas avoir trouvé leur place au sein de leur nouvelle structure, une définition insuffisante de leur rôle et des contours de leur poste, un manque de réelle visibilité sur la stratégie à suivre et finalement l’impression d’être laissé à eux-mêmes ou de ne pas être en phase avec la culture d’entreprise. Des écueils qu’un programme d’onboarding structuré et préparé peut souvent assez facilement éviter. Parce que bien réussir ses recrutements, c’est aussi bien réussir l’intégration de ses nouvelles recrues, on décrypte pour vous les enjeux et clés de l’onboarding !
Le terme onboarding, couramment utilisé dans le jargon RH pour parler du processus d’intégration dans une entreprise, est un anglicisme issu du verbe « get onboard » que l’on peut littéralement traduire par « embarquer » / « monter à bord ».
Étape clé d’une politique réussie de rétention des talents, l'onboarding désigne donc l'ensemble des processus, activités et ressources mises en place par une entreprise pour intégrer un employé. L'objectif d’une telle démarche est de permettre au nouveau collaborateur de s’adapter rapidement à son poste et ses nouvelles responsabilités mais aussi de se familiariser à la culture et la vision de l’entreprise.
D’ailleurs, près des 2/3 des salariés nouvellement intégrés que nous avons récemment interrogés nous ont confié qu’ils auraient aimé que leur nouvel employeur mette en place davantage d’actions pour faciliter leur intégration. En effet, contrairement aux idées reçues, une intégration réussie ne se limite pas à l’organisation d’un petit déjeuner d’accueil, à la tournée de l’open space et à la gestion des identifiants informatiques. Une intégration réussie commence à la signature de la promesse d’embauche et s’étend sur une période de plusieurs mois après l’arrivée effective au sein de l’entreprise.
62% des nouveaux arrivants dans une entreprise déclarent qu’ils auraient souhaité bénéficier de plus de formations de la part de leur nouvel employeur lors de leur intégration, 55% auraient aimé plus d’informations sur le fonctionnement de l’organisation et 41% plus de visibilité sur sa stratégie.
L’onboarding est une période cruciale jalonnée des enjeux multiples puisqu’il s’agit de faire bonne impression à votre futur collaborateur en lui donnant les clés pour réussir sur son poste et pour s’intégrer rapidement au sein de l’entreprise. Tour d’horizon des enjeux et avantages.
Un nouvel arrivant sur quatre se déclare stressé avant son 1er jour aussi pour faciliter sa prise de poste, il est essentiel de préparer son arrivée. Anticiper les démarches administratives, son accueil au sein de l’équipe, son identification auprès des autres services ou son programme de formation, c’est optimiser son expérience collaborateur, valoriser sa présence au sein de la société et enclencher le processus de fidélisation.
58% des candidats qui ne se sont pas bien sentis accueillis lors de leur 1er jour ont pensé à quitter l’entreprise à la fin de celui-ci.
Un salarié qui se sent accueilli, soutenu et à qui on donne les outils pour réussir sa prise de poste sera automatiquement plus investi et plus productif dans ses nouvelles fonctions.
Au-delà d’améliorer simplement l’expérience et de faciliter l’intégration des nouvelles recrues, la mise en place d’un programme d’onboarding structuré et précis bénéficie plus largement à l’ensemble des salariés et à la productivité de l’entreprise. Non seulement, un salarié bien intégré et bien formé est plus rapidement autonome sur son poste mais un programme d’onboarding structuré et clair fait aussi gagner du temps aux managers en charge d’accueillir les nouveaux employés. Orchestrer et ritualiser l’intégration via un processus clairement défini c’est donner aux responsables hiérarchiques les clés et ressources pour être performants. Un point essentiel alors que 3 candidats sur 10 témoignent ne pas avoir bénéficier de temps d’échange dédié avec leur manager le jour de leur arrivée…
L’ onboarding ne doit pas être perçu comme une dépense, mais comme un investissement stratégique car si il est bien mené, il favorise l’acquisition rapide des compétences. Ainsi les nouvelles recrues s’intègrent plus rapidement aux projets structurants de l’entreprise, devenant ainsi des catalyseurs de productivité et de performance.
Laurent Blanchard, Regional Managing Director PageGroup France
Faciliter l’intégration et la découverte de la culture d’entreprise, faciliter la prise de poste ainsi que la montée en compétences, faciliter le rôle des managers, c’est faciliter la vie de tout le monde ! Une stratégie 100% gagnante ! Un onboarding efficace contribue donc significativement à réduire le taux de turn-over ainsi que les coûts associés au recrutement.
Face à des talents de plus en plus attentifs voire exigeants non seulement sur le contenu du poste à pourvoir mais aussi sur tous les éléments ayant trait à l’environnement de travail proposé (culture d’entreprise, valeurs, équilibre de vie, engagements RSE, …), les entreprises n’ont pas d’autre choix que de capitaliser sur le développement d’une marque employeur forte si elles souhaitent attirer de potentiels candidats et fidéliser leurs collaborateurs.
L’onboarding joue un rôle crucial dans l’immersion du nouvel arrivant au cœur de la mission, des valeurs et de la vision de l’entreprise.
Voici les principales étapes à suivre pour faire une bonne première impression à votre nouvelle recrue, et la fidéliser dans la durée.
Votre candidat a été au centre de toutes les attentions durant le processus de recrutement mais désormais cette attention faiblit, voire disparait depuis qu’il a signé sa promesse d’embauche ? Vous vous dites que son intégration / onboarding commencera lors de son arrivée effective ? Erreur stratégique.
Le pré-boarding, soit la période qui s’écoule entre l’acceptation de l’offre d’emploi et l’entrée en poste du candidat, est la première étape du processus d’onboarding. Celle-ci permet de sécuriser le recrutement du futur collaborateur durant une période où de nombreuses semaines, voire des mois, peuvent parfois s’écouler augmentant le risque d’être “ghosté”. Une pratique loin d’être marginale. Et pour cause, en période de recherche d’emploi, 79% des candidats suivent plusieurs processus de recrutement en simultané*.
Gardez à l’esprit que durant cette période où le candidat n’a pas encore intégré votre entreprise, celui-ci peut recevoir d’autres propositions. C’est particulièrement le cas pour des profils très demandés comme les développeurs informatiques, les techniciens de maintenance ou bien encore les comptables. Durant leurs mois de préavis, ces derniers continuent à être courtisés par d’autres entreprises, qui peuvent les séduire avec une meilleure offre que la vôtre.
Il est donc crucial de maintenir l'engagement de votre nouveau collaborateur durant ce laps de temps. Un candidat avec qui vous aurez déjà créé du lien risquera moins de vous faire faux bond. Au-delà de cet objectif, la période de pré-boarding est aussi l’occasion de commencer à preparer l’intégration future de votre collaborateur pour gagner du temps. Un candidat déjà imprégné de la culture d’entreprise et débarrassé de certaines tâches administratives sera plus rapidement opérationnel et appréhendera moins sa prise de poste.
Mais comment préparer au mieux le salarié à embarquer ? Comment lui donner un avant-goût mémorable de l’expérience collaborateur ? En fonction de votre organisation, cette phase peut inclure plusieurs actions comme :
Lors de ces premiers échanges, il est important que la marque employeur de l’organisation transparaisse : tonalité des messages, charte graphique et choix des canaux les plus appropriés (par exemple : privilégiez les SMS pour moins de formalisme).
Toutes les participations à ces évènements doivent rester optionnelles. Libre au candidat de répondre ou non à ces invitations. D’autre part, veillez à ne pas lui envoyer trop de mails au risque qu’il se sente oppressé. Il faut savoir trouver un juste milieu et ne pas trop être présent dans la vie du futur collaborateur avant son arrivée officielle, au risque de le faire fuir.
Le pré-boarding n’est JAMAIS une perte de temps. C’est un véritable investissement quant à votre marque employeur. Plus l’expérience aura été positive pour le candidat, plus celui-ci en parlera à son réseau professionnel, faisant de lui un véritable ambassadeur de votre marque à l’extérieur. On se souvient toujours de ses premières impressions avec une entreprise, ne l’oubliez pas.
Pas de place à l’improvisation pour cette seconde étape de l'onboarding. Il est important de soigner la première journée de votre nouveau collaborateur, au risque d’affecter sa motivation, sa productivité future, mais aussi et surtout son choix de continuer ou de mettre fin à son contrat de travail au sein de l’entreprise. Gardez à l’esprit que le premier jour dans une entreprise s’accompagne toujours d’une certaine appréhension chez les nouveaux arrivants, et peut même générer stress et inquiétudes. Et pour cause, il n’est jamais évident de découvrir un nouvel environnement de travail. Alors, ne lésinez pas sur les moyens pour mettre à l’aise et rassurer votre nouvel recrue.
Cette journée se découpe généralement en 5 temps forts :
Au-delà de ces 5 temps forts, il conviendra de définir précisément le programme de travail de la journée de sorte que votre nouvelle recrue ne s’ennuie pas devant son écran d’ordinateur ou, à l’inverse, ne se trouve déjà submergée face à une trop grande quantité d’informations délivrées ou des premières tâches à gérer sans connaissance préalable du fonctionnement et des outils de votre organisation.
Voici un exemple d’une première journée d’intégration :
Lors de cette première journée d’onboarding ou dans les jours suivants, n’oubliez pas d’annoncer l’arrivée de votre nouvelle recrue à l’ensemble des collaborateurs de manière formelle (mail, réseau social interne, note de service) en expliquant quels seront ses différentes missions. Il s’agit d’un recrutement stratégique ? Envoyez un email de bienvenue complété d’une présentation exhaustive et d’une photo du nouvel arrivant envoyé par le PDG ou le DRH à tous les collaborateurs.
Enfin, si vous le pouvez, agrémentez cette journée d’un kit de bienvenue. Celui-ci peut comprendre, par exemple :
Ce sont des attentions qui favorisent le sentiment d’appartenance et envoient un premier message positif qui l’accompagnera tout au long de son onboarding. Attention : ce kit de bienvenue doit refléter vos valeurs. Exit donc le plastique ou les gadgets inutiles si vous prônez des engagements forts en matière d’environnement, par exemple.
C’est l’étape la plus longue du processus d’onboarding. Elle peut varier de quelques semaines à un an et plus. Cette période s’accompagne d’un programme de formations pour assurer à votre futur collaborateur une intégration réussie et rapide au sein de l'équipe, et in fine, garantir sa productivité future. Le parcours de formation, sera plus ou moins dense, et durera plus ou moins longtemps en fonction du poste occupé, du niveau de responsabilité et de votre organisation RH.
Voici quelques exemples d’étapes clés pour concevoir un programme structuré et efficace :
Quant au contenu, vous avez le choix entre plusieurs formats, selon vos objectifs :
Privilégiez ce dernier format pour les modules les plus importants et / ou stratégiques. Le cycle de formation peut également prévoir une période d’immersion ou de « vis ma vie » où il s’agira d’emmener la nouvelle recrue sur le terrain afin qu’il ait une vision 360 des différentes activités de l’entreprise. Tout au long de la formation, il sera important de prévoir des tests ou exercices pratiques pour vérifier la bonne assimilation des différentes informations ainsi que la compréhension des outils et processus. Le cas échéant, il faudra ajuster le plan de formation. Le rythme de ces points dépendra du niveau d’expérience et de responsabilité de l’employé.
Au-delà du suivi de la formation et de l’évaluation des compétences acquises, généralement réalisé avec le N+1, il est important de prévoir des points réguliers, avec un mentor ou une personne des RH idéalement, pour s’assurer que le collaborateur s’adapte correctement à son environnement.
Lors de ces points, l’écoute et la bienveillance doivent être de mise afin que le collaborateur puisse s’exprimer librement sans crainte de représailles. Il s’agira de répondre aux questions et de recueillir des feedbacks. De cette manière, il sera plus rapide d’identifier un problème lié à l’intégration du nouveau salarié, et de trouver une solution avant que la recrue ne décide de quitter l’entreprise.
Environ 1 mois après le début de l’onboarding, demandez aux nouvelles recrues de rédiger un rapport d’étonnement sur leur intégration et leurs premiers jours au sein de votre structure. Il est toujours intéressant de bénéficier d’un regard neuf sur les pratiques mises en place afin de pouvoir s’insérer dans une démarche d’amélioration continue.
De plus en plus d’entreprises mettent en place des programmes de mentorat pour accompagner le nouvel arrivant tout au long de son intégration et pour compléter le parcours de formation de manière moins formelle. Ceci est particulièrement utile dans le cas d’une entreprise ayant recruté un novice dans le métier ou d’un binôme senior/junior.
Dans le cadre de l’onboarding, le mentor est habituellement un employé expérimenté, possédant de nombreuses connaissances sur le fonctionnement de la société, ainsi qu'un réseau professionnel solide.
Votre nouvel arrivant aura ainsi un référent, potentiellement même hors de sa ligne hiérarchique, à même de répondre à ses interrogations et de l’accompagner dans ses premiers mois pour un onboarding réussi. Avec le mentoring, il s’agit vraiment de personnaliser et d’individualiser au maximum cette période de découverte et de formation, ô combien essentielle pour la fidélisation à long terme.
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