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Estimer que la signature du contrat de travail marque la fin du processus de recrutement est une erreur. De nombreuses nouvelles recrues décident de mettre fin à leur période d’essai, à cause d’une mauvaise expérience lors de leurs premiers pas dans l’entreprise. Et pour cause, le candidat n’occupe pas seulement un poste, il intègre surtout une équipe menée par un manager. Et pourtant, la période d’intégration ou onboarding, étape clé du parcours RH, est encore trop souvent mal appréhendée par les entreprises. Voici les principales étapes à suivre pour faire une bonne première impression à votre nouvelle recrue, et la fidéliser dans la durée.
Votre candidat a été au centre de toutes les attentions durant le processus de recrutement mais désormais cette attention faiblit, voire disparait depuis qu’il a signé sa promesse d’embauche ? Vous vous dites que son intégration / onboarding commencera lors de son arrivée effective ? Erreur stratégique.
Le pré-boarding, soit la période qui s’écoule entre l’acceptation de l’offre d’emploi et l’entrée en poste du candidat, est la première étape du processus d’onboarding. Celle-ci permet de sécuriser le recrutement du futur collaborateur durant une période où de nombreuses semaines, voire des mois, peuvent parfois s’écouler augmentant le risque d’être “ghosté”. Une pratique loin d’être marginale. Et pour cause, en période de recherche d’emploi, 79% des candidats suivent plusieurs processus de recrutement en simultané*.
Gardez à l’esprit que durant cette période où le candidat n’a pas encore intégré votre entreprise, celui-ci peut recevoir d’autres propositions. C’est particulièrement le cas pour des profils très demandés comme les développeurs informatiques, les techniciens de maintenance ou bien encore les comptables. Durant leurs mois de préavis, ces derniers continuent à être courtisés par d’autres entreprises, qui peuvent les séduire avec une meilleure offre que la vôtre.
Il est donc crucial de maintenir l'engagement de votre nouveau collaborateur durant ce laps de temps. Un candidat avec qui vous aurez déjà créé du lien risquera moins de vous faire faux bond. Au-delà de cet objectif, la période de pré-boarding est aussi l’occasion de commencer à preparer l’intégration future de votre collaborateur pour gagner du temps. Un candidat déjà imprégné de la culture d’entreprise et débarrassé de certaines tâches administratives sera plus rapidement opérationnel et appréhendera moins sa prise de poste.
Mais comment préparer au mieux le salarié à embarquer ? Comment lui donner un avant-goût mémorable de l’expérience collaborateur ? En fonction de votre organisation, cette phase peut inclure plusieurs actions comme :
Lors de ces premiers échanges, il est important que la marque employeur de l’organisation transparaisse : tonalité des messages, charte graphique et choix des canaux les plus appropriés (par exemple : privilégiez les SMS pour moins de formalisme).
Toutes les participations à ces évènements doivent rester optionnelles. Libre au candidat de répondre ou non à ces invitations. D’autre part, veillez à ne pas lui envoyer trop de mails au risque qu’il se sente oppressé. Il faut savoir trouver un juste milieu et ne pas trop être présent dans la vie du futur collaborateur avant son arrivée officielle, au risque de le faire fuir.
Le pré-boarding n’est JAMAIS une perte de temps. C’est un véritable investissement quant à votre marque employeur. Plus l’expérience aura été positive pour le candidat, plus celui-ci en parlera à son réseau professionnel, faisant de lui un véritable ambassadeur de votre marque à l’extérieur. On se souvient toujours de ses premières impressions avec une entreprise, ne l’oubliez pas.
Pas de place à l’improvisation pour cette seconde étape de l'onboarding. Il est important de soigner la première journée de votre nouveau collaborateur, au risque d’affecter sa motivation, sa productivité future, mais aussi et surtout son choix de continuer ou de mettre fin à son contrat de travail au sein de l’entreprise. Gardez à l’esprit que le premier jour dans une entreprise s’accompagne toujours d’une certaine appréhension chez les nouveaux arrivants, et peut même générer stress et inquiétudes. Et pour cause, il n’est jamais évident de découvrir un nouvel environnement de travail. Alors, ne lésinez pas sur les moyens pour mettre à l’aise et rassurer votre nouvel recrue.
Cette journée se découpe généralement en 5 temps forts :
Au-delà de ces 5 temps forts, il conviendra de définir précisément le programme de travail de la journée de sorte que votre nouvelle recrue ne s’ennuie pas devant son écran d’ordinateur ou, à l’inverse, ne se trouve déjà submergée face à une trop grande quantité d’informations délivrées ou des premières tâches à gérer sans connaissance préalable du fonctionnement et des outils de votre organisation.
Voici un exemple d’une première journée d’intégration :
Lors de cette première journée d’onboarding ou dans les jours suivants, n’oubliez pas d’annoncer l’arrivée de votre nouvelle recrue à l’ensemble des collaborateurs de manière formelle (mail, réseau social interne, note de service) en expliquant quels seront ses différentes missions. Il s’agit d’un recrutement stratégique ? Envoyez un email de bienvenue complété d’une présentation exhaustive et d’une photo du nouvel arrivant envoyé par le PDG ou le DRH à tous les collaborateurs.
Enfin, si vous le pouvez, agrémentez cette journée d’un kit de bienvenue. Celui-ci peut comprendre, par exemple :
Ce sont des attentions qui favorisent le sentiment d’appartenance et envoient un premier message positif qui l’accompagnera tout au long de son onboarding. Attention : ce kit de bienvenue doit refléter vos valeurs. Exit donc le plastique ou les gadgets inutiles si vous prônez des engagements forts en matière d’environnement, par exemple.
C’est l’étape la plus longue du processus d’onboarding. Elle peut varier de quelques semaines à un an et plus. Cette période s’accompagne d’un programme de formations pour assurer à votre futur collaborateur une intégration réussie et rapide au sein de l'équipe, et in fine, garantir sa productivité future. Le parcours de formation, sera plus ou moins dense, et durera plus ou moins longtemps en fonction du poste occupé, du niveau de responsabilité et de votre organisation RH.
Voici quelques exemples d’étapes clés pour concevoir un programme structuré et efficace :
Quant au contenu, vous avez le choix entre plusieurs formats, selon vos objectifs :
Privilégiez ce dernier format pour les modules les plus importants et / ou stratégiques. Le cycle de formation peut également prévoir une période d’immersion ou de « vis ma vie » où il s’agira d’emmener la nouvelle recrue sur le terrain afin qu’il ait une vision 360 des différentes activités de l’entreprise. Tout au long de la formation, il sera important de prévoir des tests ou exercices pratiques pour vérifier la bonne assimilation des différentes informations ainsi que la compréhension des outils et processus. Le cas échéant, il faudra ajuster le plan de formation. Le rythme de ces points dépendra du niveau d’expérience et de responsabilité de l’employé.
Au-delà du suivi de la formation et de l’évaluation des compétences acquises, généralement réalisé avec le N+1, il est important de prévoir des points réguliers, avec un mentor ou une personne des RH idéalement, pour s’assurer que le collaborateur s’adapte correctement à son environnement.
Lors de ces points, l’écoute et la bienveillance doivent être de mise afin que le collaborateur puisse s’exprimer librement sans crainte de représailles. Il s’agira de répondre aux questions et de recueillir des feedbacks. De cette manière, il sera plus rapide d’identifier un problème lié à l’intégration du nouveau salarié, et de trouver une solution avant que la recrue ne décide de quitter l’entreprise.
Environ 1 mois après le début de l’onboarding, demandez aux nouvelles recrues de rédiger un rapport d’étonnement sur leur intégration et leurs premiers jours au sein de votre structure. Il est toujours intéressant de bénéficier d’un regard neuf sur les pratiques mises en place afin de pouvoir s’insérer dans une démarche d’amélioration continue.
De plus en plus d’entreprises mettent en place des programmes de mentorat pour accompagner le nouvel arrivant tout au long de son intégration et pour compléter le parcours de formation de manière moins formelle. Ceci est particulièrement utile dans le cas d’une entreprise ayant recruté un novice dans le métier ou d’un binôme senior/junior.
Dans le cadre de l’onboarding, le mentor est habituellement un employé expérimenté, possédant de nombreuses connaissances sur le fonctionnement de la société, ainsi qu'un réseau professionnel solide.
Votre nouvel arrivant aura ainsi un référent, potentiellement même hors de sa ligne hiérarchique, à même de répondre à ses interrogations et de l’accompagner dans ses premiers mois pour un onboarding réussi. Avec le mentoring, il s’agit vraiment de personnaliser et d’individualiser au maximum cette période de découverte et de formation, ô combien essentielle pour la fidélisation à long terme.
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